Die Prozessvisualisierung als grafische Darstellung vorgegebener Geschäftsprozesse

Die Prozessvisualisierung ist ein wichtiger Bestandteil einer eindeutigen und verständlichen Dokumentation von in Firmen ablaufenden Prozessen wie zum Beispiel innerhalb der Verfahrenstechnik oder der Automatisierungstechnik. Eine Visualisierung von Prozessen kann allerdings auch für die Forschung und Entwicklung von Abläufen innerhalb von Firmen stattfinden, beispielsweise innerhalb der Simulation verschiedener Abläufe und deren Dokumentation. Innerhalb der Prozessvisualisierung kann zum Beispiel eine so genannte Prozesslandkarte hergestellt werden, mit der sich verschiedene Unternehmensprozesse visualisieren und in deren Zusammenspiel darstellen lassen. Auf diese Weise ist es möglich, einen Überblick über einzelne Prozesse innerhalb einer Firma zu erhalten und den Aufbau eines Unternehmens verständlicher zu machen. Eine solche Dokumentation ist auch hilfreich, um sich innerhalb eines Managementsystems zurechtzufinden und gleichzeitig Nachweise über die innerhalb eines Unternehmens umgesetzten Anforderungen an bestimmte Normen zu erhalten.

Ein Mittel zur besseren Verständlichkeit

Häufig sind in bestimmten Firmen oder Betriebsabläufen erstellte Prozessablaufdiagramme nur für den Insider bzw. Fachmann verständlich dargestellt. Leider wird auf diese Weise vielen Mitarbeitern oder an einem Unternehmen beteiligten Personen das Verständnis der betriebsinternen Prozesse nicht immer transparent. Um nun eine einheitliche Prozessdarstellung zu erhalten, müssen bestimmte Symbole oder Begriffe in standardisierter Form eingesetzt werden. Die Prozessvisualisierung soll verschiedene Abläufe in Firmen und Industriebetrieben in möglichst einheitlicher Form darstellen und durch Symbole oder Begriffe so hervorzuheben, dass jeder einzelne Schritt nachvollziehbar und verständlich dargestellt wird. Die Reihenfolge der einzelnen Schritte wird innerhalb solcher Prozessablaufdiagramme in der Regel mit Pfeilen dargestellt. Dabei wird jeder einzelne Schritt (beispielsweise innerhalb der Herstellung eines bestimmten Produkts) durch einen zuvor durchgeführten Schritt ausgelöst bzw. durch einen nachfolgenden Herstellungsschritt abgelöst.

Vorteile einer einheitlichen Prozessvisualisierung mit Ablaufdiagrammen

Werden verständliche Symbole und nachvollziehbare Schritte festgelegt und visualisiert dargestellt, bietet dies sehr viele Vorteile. Hier sind einige davon:

– Jeder einzelne Arbeitsschritt bzw. Prozess ist einfach nachvollziehbar.
– Logische oder zeitliche Verknüpfungen lassen sich übersichtlich in grafischer Form darstellen.
– Auch Ein- und Ausgangsgrößen sind in einem solchen Plan ersichtlich.
– Ressourcen oder Verantwortungen werden transparent dargestellt.
– Komplexe Abläufe innerhalb verschiedener Fertigungsbereiche werden auch abteilungsübergreifend deutlich.

Wichtige Voraussetzungen für eine einwandfreie Prozessvisualisierung

Es müssen natürlich einige Voraussetzungen gegeben sein, damit ein solches Prozessablaufdiagramm übersichtlich und eindeutig dargestellt werden kann. So sollten beispielsweise folgende Dinge bei der Erstellung beachtet werden:

  • Das Prozessmodell muss vollständig dargestellt werden.
  • Eine eindeutige Darstellung der Reihenfolge verschiedener Ablaufschritte ist unbedingt notwendig. Es muss also eine zeitlich geordnete Darstellung erfolgen.
  • Alle notwendigen Faktoren müssen durchgängig dargestellt werden.
  • Es dürfen keine doppelten Verläufe innerhalb eines Fertigungsprozesses dargestellt werden.
  • Es müssen eindeutige Begriffe für eine standardisierte Prozessdarstellung verwendet werden.

Die wichtigsten Bestandteile bzw. Kriterien für die Prozessvisualisierung

Als Oberbegriff bzw. Bezeichnung sollte ein geeigneter Prozessname ausgewählt werden, der die Art und den Inhalt des jeweiligen Prozesses möglichst selbsterklärend darstellt. Auch eine entsprechende Kategorie sollte genannt werden. Außerdem sollte der Zweck des jeweiligen (Herstellung-) Prozesses und dessen Wichtigkeit bzw. Einfluss eindeutig dargestellt werden. Wichtig sind außerdem noch folgende Bestandteile:

  • Prozessinputs (Benennung der Zulieferer, Anforderungen an den jeweiligen Prozess)
  • Prozessoutputs (Folgeprozesse oder Auslieferung an Kunden, natürlich auch die Benennung des Produktes oder Ergebnisses)
  • gegebenenfalls die Anforderungen oder Merkmale des Outputs
  • Beteiligte an einem Herstellungsprozess
  • der Prozesseigner
  • Schnittstellen in Form von anderen Produkten, Lieferanten, Abteilungen oder Unterlagen
  • erforderliche Ressourcen in Form von Geräten, Maschinen oder Betriebsmitteln
  • für den jeweiligen Prozess notwendige Unterlagen
  • am jeweiligen Prozess beteiligte Mitarbeiter

Das sind nur einige Beispiele der wichtigsten Bestandteile, die in der Regel genannt werden. Weitere wichtige Bestandteile können abhängig vom Hersteller oder Betrieb dazukommen.

Unterschiedliche Darstellung von Prozessen innerhalb von Firmen

Wichtig ist die genaue Visualisierung von zeitlichen und logischen Abfolgen und Abläufen innerhalb von Unternehmen oder die Verknüpfung dieser Abläufe untereinander. Abhängig vom jeweiligen Arbeitsziel können die Prozesse sehr unterschiedlich detailliert dargestellt werden. Es reicht von der groben Übersicht bis hin zu einzelnen Anweisungen innerhalb von Herstellungsverfahren oder der Darstellung von Regeln zur Steuerung von Unternehmensprozessen. So werden beispielsweise bei der Herstellung bestimmter Produkte verschiedene Bestandteile des jeweiligen Produktes genannt, ebenso äußere Umgebungsbedingungen bei der Verarbeitung der jeweiligen Produkte. In einem Logistikzentrum dagegen können ganz andere Parameter eine wichtige Rolle spielen. Wichtig ist eine jeweils angepasste Prozessvisualisierung und die Verwendung geeigneter Flussdiagramme. Innerhalb der Verfahrenstechnik kommen zum Beispiel oft physikalische Größen wie die Temperatur, die Geschwindigkeit oder andere Parameter als Bestandteile infrage.

Welche Art von Prozessvisualisierung wann wichtig ist

Sehr oft erfolgt eine sehr übersichtliche Darstellung der Hauptprozesse. Lediglich zur genauen Analyse und Optimierung müssen weitere wichtige Bestandteile von Abläufen, beispielsweise innerhalb von Industriebetrieben, mit in die Prozessvisualisierung aufgenommen werden. Je detaillierter in solchen Fällen eine Prozessvisualisierung dargestellt wird, desto besser können zum Beispiel Schwachstellen identifiziert oder Prozessabläufe optimiert werden. Nach der Identifizierung von Schwachstellen oder Problemen können die gesamten Abläufe schrittweise verbessert oder optimiert werden. Es lassen sich wesentlich besser die notwendigen Maßnahmen finden, um zum Beispiel einzelne Arbeitsschritte besser in den Gesamtauflauf zu integrieren oder Optimierungen erreichen.